Pracownicy nie znają swoich obowiązków

Pracownicy nie znają swoich obowiązków

Poprzedni wpis Pracownicy pracujący po swojemu rozpoczął nasz cykl artykułów dotyczących odwiecznego zjawiska, jakim jest niewywiązywanie się Pracowników ze swoich obowiązków. Dziś opisujemy kolejny powód. Jeśli Twoi podopieczni sprawiają wrażenie, że nie wiedzą za bardzo co powinni robić, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie!

 

zalamkaKlasycznym przykładem sytuacji, że pracownicy nie znają swoich obowiązków, jest stwierdzenie pracownika „Nie wiedziałem, że ma być to zrobione dzisiaj”.
Niewiedza pracownika o tym, co powinien zrobić, jest najczęściej zgłaszanym przez managerów powodem niewywiązywania się podległych osób z obowiązków służbowych. Niewiedza ta przyjmuje różne formy:

  • wiedzą co zrobić, ale nie wiedzą kiedy zacząć,
  • wiedzą co i kiedy powinni zacząć, ale nie wiedzą kiedy powinni skończyć,
  • wiedzą co powinni zrobić, kiedy zacząć i zakończyć, jednak nie wiedzą, jaki powinien być efekt końcowy.

 

Lampka alarmowa powinna się nam zaświecić już w momencie dostania informacji od pracownika „Tego nie ma w moim zakresie obowiązków”. Zwykle takie stwierdzenie traktujemy jako niechęć do współpracy. Jednak, gdy dane zadanie należy do obowiązków pracownika? Dlaczego on o tym nie wie? Bo nigdy mu o tym precyzyjnie nie powiedzieliśmy.

Często kierownicy, managerowie i leaderzy zespołów trzymają pracowników w niepewności. Zwykle mają w swoich głowach pomysł na to, co składa się na dana pracę, ale nie opisują tego osobom, które tą pracę mają wykonać. I tu rodzą się pierwsze nieporozumienia. Pracownik, który nie wie, co robić, nie tylko nie wykonuje zadania, ale tez dodatkowo wykonuje rzeczy, których robić nie powinien.
Nawet, gdy staramy się być precyzyjni, może się okazać, że precyzja instrukcji jest różnie interpretowana. Wydawać by się mogło, że zadanie oznaczone priorytetem ASAP (ang. as soon as possible – tak szybko, jak to możliwe) jest najważniejsze. Jednak jak potraktuje je pracownik, który ma już zleconych kilka zadań o priorytecie BEE (ang. before everything else – przed wszystkim innym). Czy możemy liczyć, że zajmie się naszym zadaniem w pierwszej kolejności? Jedyne, czego w tej sytuacji możemy być pewni to to, że zrozumiał, iż ma zlecone przez nas zadanie wykonać najszybciej jak to możliwe.

czasJednym z obowiązków pracownika jest punktualność. Wielu przełożonych skarży się jednak, że pracownicy spóźniają się do pracy, mimo, że wg nich mają jasno sprecyzowaną godzinę rozpoczęcia pracy.
Z praktyki wiemy, że punktualność jest zazwyczaj niedostatecznie opisana.
Przyjmijmy, że pracownik otrzymuje informację „pracę zaczynasz o 8:00”. Komunikat ten może nie być w pełni jasny dla Pracownika, bo może to oznaczać:

  • wieszać płaszcz o 8:00,
  • o 8:00 nalewać sobie kawy,
  • iść o 8:00 w kierunku biurka,
  • odbijać kartę zegarową o 8:00,
  • wychodzić z szatni o 8:00,
  • czesać się o 8:00 w toalecie,
  • rozkładać o 8:00 towary na pólkach,
  • o 8:00 być gotowym do obsługi Klienta.

Podobnie sytuacja wygląda w kwestii godziny zakończenia pracy. Pracownik ma obowiązek pracować do 16:00. Ale co to dokładnie znaczy? Czy o tej godzinie ma zakończyć pracę i dopiero po wybiciu godziny 16:00 zacząć sprzątać swoje stanowisko pracy? Czy może jednak o 16:00 mieć już zakończone wszystkie czynności?
Brak precyzji w tych kwestiach może doprowadzić do sytuacji, że Pracownik – wg standardów managera – będzie się spóźniał, kończył prace przed czasem, wykonywał nieautoryzowane nadgodziny lub też nie przepracowywał nadgodzin, które są wg szefa oczywistym elementem pracy.

wymiana mysliTak, jak występuje rozbieżność w rozumieniu powyższych kwestii, tak występuje ona również często w pojmowaniu odpowiedzialności pracowników przez managerów i przez samych pracowników.
To, co manager uważa, że pracownik powinien robić, a co sam pracownik uważa, że powinien robić, to dwie różne kwestie.
By zobrazować tą rozbieżność, przyjmijmy, że pracownik otrzymał od managera informację „Jesteś odpowiedzialny za informowanie mnie o pojawiających się problemach w dostawach”. Komunikat wydaje się jasny, niemniej pojawia się kilka pytań: czym jest „problem” a czym nie jest, jak szybko pracownik ma informować o problemie – czekać na najbliższe spotkanie z managerem, czy ma dzwonić wieczorem do domu zwierzchnika, ma przekazywać informacje ustnie, czy zawierać je w pisemnym raporcie.

Jeszcze jeden przykład. Dostajesz informację od swojego przełożonego, że masz prowadzić w swoim dziale politykę otwartych drzwi. Wiesz już za co odpowiadasz? Czy masz raz na pół roku zapraszać każdego pracownika na rozmowę, by porozmawiać o jego problemach i sposobach wsparcia? Czy codziennie masz przebywać wraz z pracownikami w ich miejscu pracy i obserwować, jak radzą sobie w codziennych obowiązkach? Czy wręcz przeciwnie – masz siedzieć u siebie w biurze i czekać aż któryś zgłosi się do Ciebie z jakimś problemem?

Kolejnym powodem niewywiązywania się pracowników ze swoich obowiązków może być brak, źle stworzone lub źle wykorzystywane opisy stanowisk pracy, o czym pisaliśmy TUTAJ.

Co zatem możemy zrobić?

  • Jeśli nie interesuje Cię, co robią Twoi pracownicy czy termin rozpoczęcia i czas zakończenia przez nich pracy, to pozwól im wykonywać swoją pracę jak chcą.
  • Gdy zależy Ci na tym, by wyeliminować błędy wynikające z faktu, że pracownicy nie znają swoich obowiązków oraz zależy na tym, by zwiększyć efektywność pracy Twoich pracowników, wówczas wyjaśnij im co mają zrobić.
  • Ponadto po poinformowaniu, co mają zrobić powinieneś się upewnić, czy już wiedzą. Ale nie poprzez zadanie pytania „Czy wiecie, co macie zrobić”, bo odpowiedź z dużym prawdopodobieństwem będzie twierdząca, niezależnie od stanu faktycznego. Poproś ich, by Ci opowiedzieli, co wg nich, mają zrobić.
  • Gdy przydzielasz projekt – niezależnie czy na tydzień czy na rok – podejdź do tego w typowy sposób dla planowania pracy. Określ wraz z pracownikiem cel finalny projektu i kroki, jakie należy poczynić dążąc do tego celu, następnie określcie wspólnie terminy rozpoczęcia i zakończenia każdego etapu oraz po czym będzie można rozpoznać, że dany etap został zakończony. Innymi słowy wszelkie projekty i cele powinny być formułowane zgodnie z koncepcją S.M.A.R.T. (szczegółowy, mierzalny, atrakcyjny, realistyczny, terminowy).
  • Jeśli oczekujesz od pracowników kreatywności – poproś ich o to. Wyznacz ramy, w których będą mogli szaleć, a po zakończonej pracy doceń ich wysiłek. Uprzedź jednak, że Twoje oczekiwania lepszych sposób wykonania zadań zawierają w sobie również Twoją nadzieję na stworzoną przez nich ocenę i zaplanowanie wszelkich zmian w taki sposób, by nie narazić się na niepotrzebne przestoje czy spadek współpracy całego zespołu.

A Ty jak informujesz swoich pracowników o ich obowiązkach?

Pracownicy nie znają swoich obowiązków was last modified: Sierpień 18th, 2016 by Marika Kłuskiewicz

Dodaj komentarz