Opisy Stanowisk Pracy, które nie opisują pracy

Opisy Stanowisk Pracy, które nie opisują pracy

To, co warto zrobić, zasługuje też na to, aby zrobić to dobrze.
Nicolas Poussin

 

Literatura przedmiotu od lat mówi, że zwiększenie produktywności pracowników możemy zyskać poprzez stworzenie opisów stanowisk pracy. Jednak w praktyce opisy te – mimo najszczerszych chęci – nie opisują stanowisk pracy. Głównie dlatego, że służą one działom HR do wyceny pracy na danym stanowisku, nie natomiast samym zainteresowanym pracownikom. Rzadko kiedy karta opisu stanowiska pracy jest dostarczana pracownikowi na jego użytek.

Co zatem opisują? Pojawiają się tam głównie obszary odpowiedzialności na danym stanowisku, nie zaś zachowania. A to spis tych drugich czynników powinien się tam znajdować – co i – przede wszystkim – JAK wykonywać.

Często w kartach opisu kierowniczych stanowisk pracy znajdujemy stwierdzenie: „Odpowiedzialność i nadzór nad pracownikami”. Wydaje się być to jasne i czytelne. Jednak Dyrektor ds. Personalnych nie musi mieć wiedzy na czym polega zarządzanie restauracją, a jednak jest odpowiedzialny za Kierownika firmowego bufetu. Jak ma zatem sprawować nadzór nad działaniami tego drugiego, skoro nie wie na czym polega zarządzanie gastronomią? Z pomocą może przyjść karta opisu stanowiska pracy Kierownika bufetu. Jednak, gdy Dyrektor Personalny znajdzie tam stwierdzenie typu „Troszczenie się o smaczny jadłospis”, to na jakiej podstawie ma zweryfikować wywiązywanie się Kierownika bufetu z obowiązków? Inaczej sprawa by się miała, gdyby w tejże karcie znalazł się opis działań niezbędnych do weryfikowania apetycznego menu, czyli np. prowadzenie statystyk wyboru danego dana przez klientów. Przy takim opisie i Kierownik bufetu i Dyrektor Personalny wiedzą, co należy do jego obowiązków tego pierwszego. A będą to wiedzieli tylko wtedy, gdy ktoś im powie, że Kierownik bufetu ma je robić. Albo jeśli sami je sobie wymyślą, ale to może potrwać wieki, a wcześniej może dojść do katastrofy.

Ważne, by zrozumieć, że współpraca na płaszczyźnie firma – pracownik to „porozumienie dotyczące wynajmu określonych zachowań”, gdzie firma płaci „czynsz” za konkretne zachowania pracownika. W związku z tym opis stanowisk pracy powinien być spisem tych wynajętych zachowań.

 

Zdarza się, że szefowie celowo nie opisują pracownikom ich zadań, wychodząc z założenia, że jak im nie powiedzą, to podwładni więcej zrobią. Nic bardziej mylnego.

Szefowie unikający opisów zadań swoim pracownikom wychodzą też z założenia, że jak im się nie powie, co jak ma zostać zrobione, to pracownicy wykażą się większą kreatywnością w podejmowanych przez siebie działaniach. I znów kompletny nonsens. Ludzie nie wyłączają myślenia o lepszych rozwiązaniach tylko dlatego, że wiedzą, jak i co mają zrobić. Natomiast trwonią swoją kreatywność na wymyślanie sposobów realizacji wyznaczonych im zadań mimo, że w firmie są już osoby, które wiedzą, jak to zrobić.

W obecnych czasach tworzenie i rozwijanie kreatywnych i innowacyjnych produktów i usług jest podstawą do zabezpieczenia przyszłości firmy. Ta jednak nie będzie miała przyszłości, gdy jej pracownicy zastanawiają się, jak mają wykonywać swoje codzienne obowiązki.

Zwolennicy mikrozarządzania też nie powinni mieć problemu, gdyż podawanie minimalnej, ale jasnej i czytelnej „instrukcji” (co mają zrobić, ile mają na to czasu, jakie są ograniczenia i jakie parametry zadania) z jednej strony pozwoli pracownikowi zapoznać się z podstawami działania na jego stanowisku, z drugiej natomiast da ramy, w których będzie mógł wykazywać się pomysłowością i innowacjami.

 

Co zatem możemy zrobić?

Opisy stanowisk pracy nie powinny być tylko zestawieniem odpowiedzialności i procedur pracy. Istotne i potrzebne dla pracowników informacje często już istnieją w firmie w postaci podręczników procedur. Instrukcje te opisują dokładnie, jak poszczególne prace powinny być wykonywane. Dokładny opis stanowiska pracy może zastąpić takie instrukcje lub też informacje o poszczególnych instrukcjach można zamieszczać w opisach stanowisk pracy. Opisując zakres obowiązków nie przejmuj się objętością dokumentu, gdyż nie o to w nim chodzi.

Opisy stanowisk pracy powinny być tworzone przez managerów wspólnie z podwładnymi. Przedyskutuj z nimi zasady działań zawodowych. Dzięki temu zrozumieją oni ideę pracy, która jest de facto porozumieniem między nimi a firmą, dotyczącym wynajęcia ich określonych zachowań. Słowem – klucz jest tutaj „robić”. Pamiętaj jednak, że prosisz pracowników tylko o pomoc – nie ma to być dochodzenie do kompromisu względem zawartości dokumentu. To Ty decydujesz o tym, co tam się znajdzie, gdyż jest to opis stanowiska już istniejącego, nie zaś wymyślanie nowego.

Umiejętności osobiste i przywódcze

Utnij sobie język, zanim on utnie Ci głowę.
przysłowie chińskie

Najwyższe nawet kwalifikacje, wyrafinowana wiedza specjalistyczna i duże doświadczenie czasami nie wystarczają, aby osiągnąć zamierzony cel w Firmie i poza nią. A to dlatego, że wszystkie drogi prowadzą do ludzi, z którymi przyszło nam współpracować i współistnieć. Dlatego tak ważny jest rozwój umiejętności społecznych i interpersonalnych – od nich zależy jakość naszych relacji ze Współpracownikami i innymi osobami.

I tutaj pomocne mogą się okazać nasze szkolenia i warsztaty:

Sztuka autoprezentacji i budowanie wizerunku osobistego
W programie: natura autoprezentacji, taktyki i środki autoprezentacji, wartość i znaczenie pierwszego wrażenia, sztuka wywierania wpływu w kontekście autoprezentacji, sztuka prowadzenia rozmowy, budowanie poczucia pewności siebie i osobistej sprawczości, działanie w sytuacjach kryzysowych, sztuka bycia asertywnym, siła wpływu społecznego i oceny otoczenia, świadome i twórcze kształtowanie osobistego wizerunku – w tym visage & dress code, sztuka komplementowania i przyjmowania komplementów.

Trening kierowniczy
W programie: natura i mechanizmy skutecznego kierowania ludźmi, zasady skutecznej komunikacji jako podstawa sukcesu każdego kierownika, sposoby motywowania Pracowników, efektywne delegowanie, kontrolowanie i ocenianie Pracowników, sposoby skutecznej organizacji i zarządzania procesami pracy w Zespole, coaching, jak budować pozytywny wizerunek Firmy w relacjach wewnętrznych i zewnętrznych, skuteczne negocjacje z Pracownikami i nie tylko, osobiste zaangażowanie i poczucie współodpowiedzialności – jak je kreować wśród Pracowników, twórczość i inicjatywa – jak je wzmacniać w sobie i w Zespole.

Trening kreatywności
W programie: natura tworzenia i twórczego myślenia, proces twórczy, motywacja i automotywacja w procesie twórczym, budowanie postawy twórczej, rozwijanie umiejętności twórczego myślenia i twórczego rozwiązywania problemów, techniki wyzwalania potencjału twórczego i stymulowania procesów twórczych w Zespole, komunikacja w twórczej organizacji, zarządzanie kreacją i procesami tworzenia w Firmie.

Stres i jak go wykorzystać
W programie: natura i mechanizmy działania stresu, źródła stresu, autodiagnoza czynników stresowych i podatności na stres, autodiagnoza reakcji na stres, stres w Firmie; stres a motywacja do pracy, stres podczas wystąpień publicznych, stres – jak go opanować, jak kontrolować i jak… wykorzystać, techniki relaksacyjne.

Wywieranie wpływu
W programie: natura procesów wywierania wpływu, psychologia potrzeb w procesach wywierania wpływu, metodologia wywierania wpływu i budowania opinii – techniki, środki, narzędzia, motywowanie do (współ)pracy, kształtowanie postaw, wywieranie wpływu w pracy, wywieranie wpływu w procesach budowania wizerunku Firmy – wewnętrznego i zewnętrznego, wywieranie wpływu a makiawelizm i manipulacja, jak bronić się przed manipulacją, etyka a procesy wywierania wpływu.

Pozostałe tematy szkoleń:

  • Asertywność i inteligencja emocjonalna,
  • NLP w biznesie,
  • Motywacja i motywowanie,
  • Planowanie i zarządzanie czasem,
  • Praca w Zespole,
  • Przywództwo i trening liderski,
  • Rozwiązywanie konfliktów,
  • Skuteczna komunikacja,
  • Trening indywidualny – coaching,
  • Zarządzanie zmianą.
Jacek Karczewski

Jacek Karczewski

Trener, konsultant, psycholog i właściciel firmy Karczewski Doradztwo Personalne. Od 20 lat ściśle związany z branżą Human Resources. Aktywnie uczestniczy we wszystkich projektach realizowanych przez firmę: szkoleniach, treningach, procesach rekrutacyjnych, ocenach potencjału. Może się poszczycić licznymi publikacjami z dziedziny HR na łamach „Dziennika Bałtyckiego” i „Pulsu Biznesu”. Specjalizuje się w doradztwie z zakresu strategii i zarządzania kapitałem ludzkim, w szkoleniach i treningach doskonalenia profesjonalnego (w tym: treningi umiejętności menadżerskich, treningi twórczości, szkolenia z zakresu negocjacji oraz obsługi i kontaktu z Klientem). Ponadto zajmuje się doborem kadr i oceną potencjału kadrowego oraz systemami ocen pracowniczych. Autor wielu narzędzi wykorzystywanych przez Firmę podczas szkoleń, treningów i procesów rekrutacyjnych. W przeszłości nauczyciel psychologii i języka francuskiego w Gdańskim Liceum Społecznym, Szkole Marketingu w Gdańsku i Studium Psychologii Zarządzania w Sopocie, gdzie był także dyrektorem w latach 1999-2000.

Marika Kłuskiewicz

Marika Kłuskiewicz

Psycholog, Konsultant oraz Trener biznesu. Manager firmy Karczewski Doradztwo Personalne. Absolwentka Wydziału Nauk Społecznych Uniwersytetu Gdańskiego i Akademii Trenera Train the Trainers w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku, którą ukończyła z wyróżnieniem. Obydwa kierunki kompleksowo przygotowały ją do prowadzenia projektów z zakresu Zarządzania Zasobami Ludzkimi, za które odpowiada obecnie w Firmie. Wrażliwa na potrzeby i potencjał drzemiący w każdym człowieku, uwielbia dzielić się swoją wiedzą i doświadczeniem.
Specjalizuje się w projektowaniu i przeprowadzaniu całościowych procesów rekrutacyjnych, budowaniu  systemów motywacyjnych, szkoleń (zwłaszcza w tematyce wystąpień publicznych i autoprezentacji, komunikacji interpersonalnej, tolerancji i antydyskryminacji, samoakceptacji i podnoszenia samooceny, budowania zespołu, rozwiązywania konfliktów, radzenia sobie z sytuacjami trudnymi i twórczego podejścia do problemów). Jej największą pasją jest szeroko pojęta psychologia społeczna i poznawcza oraz analiza zachowań ludzkich. Uwielbia wymyślać i tworzyć nowe narzędzia HR-owe.
Członkini zarządu w Fundacji Młode Mamy wspierającej samotne mamy.
W ciągu ostatnich lat miała przyjemność współpracować z: DUON Marketing and Trading S.A., Energa Invest S.A., ING Życie S.A., ROBERT BOSH Sp. z o.o., Dr. Oetker Dekor Sp. z o.o., SECESPOL Sp. z o.o., CMS Law.Tax., Grupa Internetowa Sp. z o.o., PLICHTA Sp.z.o.o. Sp.k. Gdynia i Wejherowo,
LHM Poland Sp.z.o.o., Balex Metal Sp. z o.o., Kancelaria Adwokacka Lex Secure, Agencja Nieruchomości Novahouse, Stowarzyszenie Ptaki Polskie, Miodni.pl, Agencja City Media, Centrum Integracja w Gdyni,
a także działała z Uniwersytetem Gdańskim, Gdańską Wyższą Szkołą Humanistyczną, Urzędem Pracy w Gdyni.
Jej artykuły i felietony regularnie pokazują się w magazynach Mademoiselle i Together.

Piotr Resmarowski

Piotr Resmarowski

Praktyk sprzedaży z 8 letnim doświadczeniem, dyplomowany Trener i Konsultant HR w Karczewski Doradztwo Personalne, pasjonat filozofii KAIZEN oraz nurtu zarządzania relacjami z Klientami (CRM). Absolwent Akademii Morskiej w Gdyni, Wydziału Przedsiębiorczości i Towaroznawstwa o specjalności Organizacja Przedsięwzięć Handlowych. Studiował również na tej samej uczelni Zarządzanie Kapitałem Ludzkim. Ukończył studia podyplomowe – „Akademia Trenera. Train The Trainers” w Wyższej Szkole Bankowej w Gdańsku.
Pracował przez 8 lat w branży motoryzacyjnej – jako specjalista ds. sprzedaży, a następnie, jako zastępca kierownika i pełniący obowiązki kierownika działu sprzedaży. Może pochwalić się zajęciem IV miejsca w ogólnopolskim finale Sprzedawców Samochodów Toyoty 2008 roku.
Klienci, dla których miał przyjemność pracować w ciągu ostatnich dwóch lat, oferując usługi szkoleniowe, rekrutacyjne i inne rozwiązania HR: Agencja Nieruchomości Novahouse, Centrum Integracja w Gdyni, Duon Marketing and Trading, Energa Invest S.A., ING Usługi Finansowe (Oddział w Gdańsku), LHM Poland, PLICHTA Sp.z.o.o. Sp.k., Ptaki Polskie.

Katarzyna Jungling

Katarzyna Jungling

Menadżer Projektów, Trener, Konsultant HR, Wykładowca WHSZ w Słupsku. Absolwentka psychologii Uniwersytetu Gdańskiego; absolwentka Labor Relations – University of New Haven, USA. Jej wieloletnie doświadczenie zawodowe w Zarządzaniu Zasobami Ludzkimi pozwala określić ją jako doświadczonego Menadżera ds. personalnych w obszarach: rekrutacja i selekcja, ocena kompetencji i potencjału zawodowego, zarządzanie wynikami pracy, zarządzanie talentami oraz rozwojem komunikacji wewnątrz firmowej. Jest doświadczonym liderem zespołów projektowych. Posiada szerokie kompetencje w konstruowaniu narzędzi i metod hr’owych. Realizowała wiele programów rozwojowych dla menadżerów wyższej i średniej kadry zarządzającej. Posiada bogate doświadczenie we współpracy ze Związkami Zawodowymi. Obszary jej specjalizacji to głównie: rekrutacja i selekcja, zarządzanie kompetencjami (tworzenie profili kompetencyjnych, zarządzanie wiedzą, opisy stanowisk, oceny kompetencji i potencjału zawodowego, zarządzanie talentami, tworzenie ścieżek kariery i rozwoju, mapowanie kompetencji), Assessment Center i Development Center (Asesor, opracowanie i przeprowadzenie Assessment / Development Center, konstrukcja narzędzi, metod), ocena pracy (tworzenie procedur i zasad, zarządzanie przez cele, ocena pracy, rozmowy rozwijające), komunikacja wewnętrzna (badania klimatu organizacyjnego i satysfakcja z pracy, wsparcie komunikacji pionowej i poziomej w organizacji), coach & mentoring, badanie klimatu organizacyjnego i satysfakcji Pracowników, wsparcie psychologiczne dla Menedżerów i Pracowników, Szkolenia (komunikacja interpersonalna, inteligencja emocjonalna w praktyce, efektywne zarządzanie sobą, profesjonalna obsługa klienta, jak radzić sobie ze stresem, autoprezentacja w życiu zawodowym, negocjacje w organizacji, zarządzanie zmianą, leadership, feedback – jak dawać informacje zwrotne, asertywności w życiu zawodowym i osobistym, publiczne wypowiedzi, prezentacje, rozwiązywanie konfliktów, budowanie i zarządzanie zespołem).