Opisy Stanowisk Pracy, które nie opisują pracy

Opisy Stanowisk Pracy, które nie opisują pracy

To, co warto zrobić, zasługuje też na to, aby zrobić to dobrze.
Nicolas Poussin

 

Literatura przedmiotu od lat mówi, że zwiększenie produktywności pracowników możemy zyskać poprzez stworzenie opisów stanowisk pracy. Jednak w praktyce opisy te – mimo najszczerszych chęci – nie opisują stanowisk pracy. Głównie dlatego, że służą one działom HR do wyceny pracy na danym stanowisku, nie natomiast samym zainteresowanym pracownikom. Rzadko kiedy karta opisu stanowiska pracy jest dostarczana pracownikowi na jego użytek.

Co zatem opisują? Pojawiają się tam głównie obszary odpowiedzialności na danym stanowisku, nie zaś zachowania. A to spis tych drugich czynników powinien się tam znajdować – co i – przede wszystkim – JAK wykonywać.

Często w kartach opisu kierowniczych stanowisk pracy znajdujemy stwierdzenie: „Odpowiedzialność i nadzór nad pracownikami”. Wydaje się być to jasne i czytelne. Jednak Dyrektor ds. Personalnych nie musi mieć wiedzy na czym polega zarządzanie restauracją, a jednak jest odpowiedzialny za Kierownika firmowego bufetu. Jak ma zatem sprawować nadzór nad działaniami tego drugiego, skoro nie wie na czym polega zarządzanie gastronomią? Z pomocą może przyjść karta opisu stanowiska pracy Kierownika bufetu. Jednak, gdy Dyrektor Personalny znajdzie tam stwierdzenie typu „Troszczenie się o smaczny jadłospis”, to na jakiej podstawie ma zweryfikować wywiązywanie się Kierownika bufetu z obowiązków? Inaczej sprawa by się miała, gdyby w tejże karcie znalazł się opis działań niezbędnych do weryfikowania apetycznego menu, czyli np. prowadzenie statystyk wyboru danego dana przez klientów. Przy takim opisie i Kierownik bufetu i Dyrektor Personalny wiedzą, co należy do jego obowiązków tego pierwszego. A będą to wiedzieli tylko wtedy, gdy ktoś im powie, że Kierownik bufetu ma je robić. Albo jeśli sami je sobie wymyślą, ale to może potrwać wieki, a wcześniej może dojść do katastrofy.

Ważne, by zrozumieć, że współpraca na płaszczyźnie firma – pracownik to „porozumienie dotyczące wynajmu określonych zachowań”, gdzie firma płaci „czynsz” za konkretne zachowania pracownika. W związku z tym opis stanowisk pracy powinien być spisem tych wynajętych zachowań.

 

Zdarza się, że szefowie celowo nie opisują pracownikom ich zadań, wychodząc z założenia, że jak im nie powiedzą, to podwładni więcej zrobią. Nic bardziej mylnego.

Szefowie unikający opisów zadań swoim pracownikom wychodzą też z założenia, że jak im się nie powie, co jak ma zostać zrobione, to pracownicy wykażą się większą kreatywnością w podejmowanych przez siebie działaniach. I znów kompletny nonsens. Ludzie nie wyłączają myślenia o lepszych rozwiązaniach tylko dlatego, że wiedzą, jak i co mają zrobić. Natomiast trwonią swoją kreatywność na wymyślanie sposobów realizacji wyznaczonych im zadań mimo, że w firmie są już osoby, które wiedzą, jak to zrobić.

W obecnych czasach tworzenie i rozwijanie kreatywnych i innowacyjnych produktów i usług jest podstawą do zabezpieczenia przyszłości firmy. Ta jednak nie będzie miała przyszłości, gdy jej pracownicy zastanawiają się, jak mają wykonywać swoje codzienne obowiązki.

Zwolennicy mikrozarządzania też nie powinni mieć problemu, gdyż podawanie minimalnej, ale jasnej i czytelnej „instrukcji” (co mają zrobić, ile mają na to czasu, jakie są ograniczenia i jakie parametry zadania) z jednej strony pozwoli pracownikowi zapoznać się z podstawami działania na jego stanowisku, z drugiej natomiast da ramy, w których będzie mógł wykazywać się pomysłowością i innowacjami.

 

Co zatem możemy zrobić?

Opisy stanowisk pracy nie powinny być tylko zestawieniem odpowiedzialności i procedur pracy. Istotne i potrzebne dla pracowników informacje często już istnieją w firmie w postaci podręczników procedur. Instrukcje te opisują dokładnie, jak poszczególne prace powinny być wykonywane. Dokładny opis stanowiska pracy może zastąpić takie instrukcje lub też informacje o poszczególnych instrukcjach można zamieszczać w opisach stanowisk pracy. Opisując zakres obowiązków nie przejmuj się objętością dokumentu, gdyż nie o to w nim chodzi.

Opisy stanowisk pracy powinny być tworzone przez managerów wspólnie z podwładnymi. Przedyskutuj z nimi zasady działań zawodowych. Dzięki temu zrozumieją oni ideę pracy, która jest de facto porozumieniem między nimi a firmą, dotyczącym wynajęcia ich określonych zachowań. Słowem – klucz jest tutaj „robić”. Pamiętaj jednak, że prosisz pracowników tylko o pomoc – nie ma to być dochodzenie do kompromisu względem zawartości dokumentu. To Ty decydujesz o tym, co tam się znajdzie, gdyż jest to opis stanowiska już istniejącego, nie zaś wymyślanie nowego.